Продуктивное использование Mail.app

Categories: howto

Привет хочу рассказать как я эффективно использую стандартный почтовый клиент Mail.app в OSX.

Когда появляется много почтовых ящиков им нужно как то эффективно управлять, желательно в одном месте. С недавних пор я перешел на довольно удобную парадигму “Unread inbox” директории в которую попадают все не прочитанные письма со всех ящиков, подробнее далее.

Настройка Mail.app

Создаем Smart Mailbox называем его “Unread” и указываем что все не прочитанные письма мы кладем в него, делается это довольно просто Mailbox -> New Smart Mailbox

Создаем Smart Mailbox называем его “Need reply” и указываем что все помеченные синим флагом письма мы кладем в него. (подробнее дальше по тексту)

На скриншоте видна одна хитрость, если это Gmail ящик, то что бы в Unread непопадал не прочитанный спам, надо добавить исключения для Smartbox’а

Конечно это не все, чтобы система работала нужно придерживаться некоторых правил

После прочтения письма нужно принять решение что делать с письмом, это важный момент которые позволяет контролируемо совершить какое либо действие над письмом, а не оставить его лежать в Inbox безвременно.

Правила

  1. Если можно сразу ответить на письмо, надо сразу на него ответить

  2. Удалять ненужные письма

  3. Если я не знаю что делать с письмо я помечаю его как “Need reply”, помечаю я его естественно средствами Mail.app а именно флагами, и для этого я даже сделал необходимый shortcut CMD+Option+B

  4. Нехраните прочтенные письма в Inbox, в Mail.app есть функция Archive которая кладет письма в архив, где их всегд можно найти и посмотреть.

Как создать нужные shortcut’s ?

System Preferences -> Keyboard -> Application shortcuts добавляем новый shortcut выбираем приложение Mail и названия пункта в меню приложения который необходимо вызывать, в данном случае нас интересует “Blue”.

Еще один важный для эффективности момент, это показ favorites bar и расположение на нем всех смартбоксов чтобы было видно сколько где писем.

Это всего лишь небольшой скелет для организации работы с почтой, особенно если ее много, под каждый случай читателей можно сделать свои дополнительные смартбоксы, мне например удобно просматривать уведомления от серверов в отдельном списке, по этому сходу приходит мысль создать для этого smartbox.


No webmentions were found.

Comment with Disqus

Comment with an Email

No comments here yet Write here gently

Comment with Talkyard

Comments powered by Talkyard.